Máy chấm công là gì? Các loại máy chấm công

Máy chấm công là một thiết bị dùng để ghi nhận thời gian vào / ra của các nhân viên thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng.

Trong một hệ thống chấm công nhân sự, máy chấm công đóng vai trò như một thiết bị thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng nhân viên trong hệ thống, còn trong một hệ thống kiểm soát cửa ra vào, tùy vào chức năng của máy, máy chấm công vừa đóng vai trò thu thập quản lý dữ liệu chấm công nhân viên vừa là thiết bị điều khiển khóa điện từ kiểm soát cửa ra vào.

I. Phân loại máy chấm công

Máy chấm công có hai loại cơ bản nhất:

- Máy chấm công cơ học: Dữ liệu chấm công được lưu trên các thẻ chấm công làm bằng giấy. Khi cần xử lý dữ liệu chấm công, người xử lý cần phải tự đọc bằng máy và thêm vào hệ thống dữ liệu.

- Máy chấm công điện tử: Máy chấm công điện tử có bộ nhớ để lưu các dữ liệu chấm công. Người sử dụng có thể dùng phần mềm để kết nối với máy và lấy các dữ liệu chấm công mà mình muốn biết. Máy chấm công điện tử có nhiều thể loại như sau:

• Máy chấm công bằng thẻ  ( thẻ từ - (magnetic card), thẻ cảm ứng (proximity card))

Là loại máy chấm công dùng thẻ khi chấm công. Thẻ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.

• Máy chấm công bằng vân tay.

Là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên. Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý. Nhân viên khi chấm công chỉ cần đặt vân tay vào máy và máy sẽ tự động so sánh với các mẫu vân tay đã được lấy mẫu trước đó để xác định danh tính nhân viên.

• Máy chấm công bằng khuôn mặt

Là loại máy sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công. Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy, khi chấm công nhân viên sẽ được máy chụp lại ảnh sau đó so sánh với những mẫu khuôn mặt đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.

II. Chi tiết giải pháp hệ thống chấm công

1. Hệ thống máy chấm công cơ học 

Người chấm công sử dụng thẻ giấy để chấm công khi vào làm việc và khi ra về. Khi chấm công, máy sẽ in thời gian (ngày, giờ và phút) trên thẻ giấy. Cuối tháng, người chấm công tổng hợp thời gian trên thẻ để chấm công cho nhân viên, công nhân.

Máy chấm công cơ học có chi phí đầu tư thấp, dễ sử dụng. Nhược điểm : Sử dụng bằng tay, tra cứu công khó khăn. Tốn chi phí thẻ chấm công cho từng nhân viên mỗi tháng. Tốn chi phí thay ruy băng mực cho máy theo định kỳ. Công nghệ lạc hậu cũ kỹ.

2. Hệ thống máy chấm công điện tử gồm 2 thành phần:

- Máy chấm công

- Phần mềm máy chấm công

•  Phương thức hoạt động của máy chấm công điện tử

Các thông tin xác nhận của từng nhân viên sẽ được khai báo (hoặc lấy mẫu) từ trước và được máy lưu trữ. Khi nhân viên tiến hành chấm công máy sẽ so sánh dữ liệu vừa thu thập được (hành động quét vân tay, quẹt thẻ…) với dữ liệu đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công, nếu xác định được danh tính nhân viên máy sẽ tiến hành lưu thông tin nhân viên vừa chấm công kèm thời gian mà nhân viên vừa thực hiện chấm công vào bộ nhớ của máy. Dữ liệu chấm công (thời gian, ID nhân viên…) này sẽ được gửi về máy tính khi có yêu cầu từ phần mềm để tiến hành xử lý và xuất ra các báo cáo cần thiết phục vụ quá trình tính lương cho nhân viên.

•  Tính năng cơ bản của phần mềm chấm công

Lưu trữ thông tin về nhân viên:

- Lưu trữ các thông tin cơ bản về nhân viên như Họ tên, Mã nhân viên, Ngày tháng năm sinh, số điện thoại , địa chỉ, ngày vào làm…..

- Thiết lập phân chia khu vực phòng ban cho nhân viên theo sơ đồ hình nhánh thuận tiện cho việc quản lý

Chấm công

- Hệ thống phân ca, lịch làm việc linh hoạt phù hợp với tất cả các hình thức làm việc của nhân viên như làm theo giờ hành chính, làm theo ca đêm, các đơn vị sản xuất theo ca, các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng, showroom….

- Hệ thống đăng ký lịch nghỉ cho nhân viên như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương….

- Kiểm tra trực tiếp thời gian ra vào của nhân viên, tình trạng đi làm của nhân viên tại mọi thời điểm

- Kiểm tra tình trạng, số lượng nhân viên có mặt, vắng tại thời điểm cần kiểm tra

•  Hệ thống báo cáo, kiểm tra

 Phần mềm cho phép tạo báo cáo trong khoảng thời gian bất kỳ, theo đối tượng, nhóm người hoặc bộ phận phù hợp với mục đích làm báo cáo, kiểm tra thông tin.

- Bảng chi tiết chấm công thể hiện tình trạng chấm công, đi sớm về muộn, công tác, nghỉ ốm…….

- Bảng tổng hợp chấm công

- Bảng chấm công theo bộ phận

- Chi tiết chấm công theo ngày

- Bảng phân ca làm việc

- Lịch đăng ký nghỉ của nhân viên

Báo cáo có thể in trực tiếp từ phần mềm hoặc xuất sang định dạng file Excel để hỗ trợ tính lương hoặc xử lý dữ liệu

•  Tiện ích khác:

- Kiểm tra trực tiếp online nhân viên vừa chấm công

- Hệ thống tin nhắn cho phép gửi tin nhắn đến từng cá nhân hoặc toàn bộ nhân viên khi chấm công.

- Với nhiều cấp độ phân quyền sử dụng phần mềm với các chức năng giới hạn phù hợp với các công ty, đơn vị có nhu cầu phân cấp trong việc quản lý chấm công.

>>> Xem thêm nhiều sản phẩm chính hãng giá tốt tại Website Trang Linh, liên hệ hotline 0983.255.526 / 0912.255.526 để được tư vấn và hỗ trợ miễn phí.